Trước đây

Chúng ta vẫn thường phải ban hành các loại tài liệu dưới dạng bản giấy như văn bản, hồ sơ dự án, hồ sơ thầu, hồ sơ mua sắm, hồ sơ hợp đồng… thông thường các loại hồ sơ này sẽ phải in sao ra thành nhiều bộ, rất tốn giấy mực và tốn thời gian ký, đóng dấu, đóng quyển, chuyển phát… và mỗi lần phải sửa đổi thì gần như toàn bộ hồ sơ cũ sẽ phải bỏ rất tốn kém.

Hiện nay

Các giao dịch trực tuyến đang được nhiều cơ quan chấp nhận và trong xu thế tương lai thì phương thức giao dịch trực tuyến sẽ trở thành phổ biến. Và để đảm bảo cho giao dịch trực tuyến thì không thể không sử dụng đến các biện pháp định danh điện tử để xác thực hồ sơ, tài liệu và các giao dịch, một trong những loại định danh điện tử phổ biến hiện nay đó làchữ ký số.

Chúng ta sẽ

Sử dụngchữ ký sốđể ký lên các tài liệu điện tử thay cho việc ký tay và đóng dấu lên tài liệu giấy theo nguyên tắc "chỗ nào trước đây phải ký tay thì bây giờ ký số của cá nhân, chỗ nào trước kia phải đóng dấu thì bây giờ ký số của tổ chức". Việc ký số lên tài liệu điện tử sẽ có tác dụng đảm bảo sự toàn vẹn của tàiliệu đó. Khi nhận được bất cứ tài liệu điện tử nào đã được ký số hợp pháp thì những tài liệu đó đều đã được đảm bảo về sự toàn vẹn kể từ khi được ký số và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy được ký tên và đóng dấu tay theo quy định.

Tiết kiệm giấy tờ

Do tài liệu điện tử đã được ký số có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy nên chúng ta sẽ không cần phải phát hành tài liệu giấy hơn nữa tài liệu điện tử có thể được sao chép, nhân bản không hạn chế số lượng do đó sẽ tiết kiệm được một lượng giấy tờ rất lớn.

Trong trường hợp cần sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung các loại hồ sơ, giấy tờ thì sẽ không tốn chi phí do phải hủy bỏ những hồ sơ cũ và làm lại hồ sơ mới như đối với hồ sơ giấy.

Tiết kiệm không gian lưu trữ

Với việc ban hành hồ sơ, tài liệu giấy thì cơ quan nào cũng sẽ phải đầu tư kho lưu trữ và trang thiết bị, nhân lực để bảo quản, phục vụ khai thác, tra cứu. Với tài liệu điện tử, việc lưu trữ sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc bằng các dịch vụ lưu trữ đám mây. Việc bảo quản, tra cứu, khai thác cũng sẽ được thực hiện hết sức đơn giản, gọn nhẹ.

Tiết kiệm thời gian

Với mỗi hồ sơ thường có nhiều tài liệu, và thường chúng ta sẽ phải thực hiện ký tên, đóng dấu lên từng tài liệu đó. Một số loại tài liệu lại có yêu cầu phải ký tên lên từng trang. Với những hồ sơ nhỏ thì việc ký và đóng dấu tay không tốn nhiều thời gian nhưng đối với những hồ sơ lớn thì sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc ký hồ sơ.

Nếu chúng ta sử dụng chữ ký số thì có thể chỉ cần ký một lần duy nhất là có thể đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ các tài liệu có trong hồ sơ, một tài liệu vài trăm trang mà trước đây yêu cầu phải ký từng trang thì nay chỉ cần ký một lần duy nhất, nhiều tài liệu yêu cầu phải đóng dấu giáp lai thì nay cũng không cần nữa.

Hơn thế nữa, trước kia mỗi lần chuyển phát hồ sơ thường phải mất một khoảng thời gian nhất định nhưng nếu sử dụng hồ sơ điện tử để giao dịch trực tuyến thì có thể nói là gần nhưtức thời. Không nhữngtiết kiệmđược thời gian còn tiết kiệm được cảchi phívànhân lựcchuyển phát.

Không phụ thuộc khoảng cách và thời gian

Khi sử dụng chữ ký số để ký các loại hồ sơ, tài liệu điện tử chúng ta có thể thực hiện được ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Chúng ta có thể sử dụng máy tính để ký và cũng có thể ký trực tiếp trên thiết bị điện thoại di động đã đăng ký SIM ký số và tới đây công nghệ phát triển giải pháp mới chữ ký sốRemote Signing(ký số từ xa) bảo mật đa nhân tố (qua OTP, sinh trắc học) an toàn trong sử dụng. Như vậy dù đang ở nhà riêng hay đang đi công tác đều có thể ký được, không nhất thiết phải đến cơ quan, vô cùng thuận tiện trong việc ký số bất cứ nơi đâu, mọi lúc mọi nơi.

Chắc hẳn ai cũng có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả đem lại củachữ ký sốcho bản thân và tổ chức của mình. Hãy thay đổi thói quen, hãy tiếp cận và tận dụng triệt để những tính năng ưu việt của chữ ký số, vừa là lợi ích trước mắt vừa là xu thế tương lai.

Ban biên tập